データ入力代行で効率アップしよう

医療事務などで行われるレセプトの入力作業、企業の商品管理データの入力、経理に関する伝票の入力、様々な名簿やリストの作成、過去の給与や賞与の支払のデータを入力し一覧できるようにする、文書や貴重な文献の内容をコピーするための文字入力、何千枚という名刺を郵便番号や住所、氏名、企業名、電話番号、Eメールアドレス、ホームページURL、業務内容などの項目別に入力し整理する、あるいは既に入力済みのデータの郵便番号や電話番号などを最新の情報に入れ替える、など最近のデータ入力代行では可能な範囲でデータ入力代行以外に派生するサービスを行っている場合もあります。
こういったデータ入力代行のサービスを利用するのは企業などに限りません。最近では個人でも面倒な書類の整理にデータ入力代行を利用する人が増えています。またSOHOなどでスタッフを新たに雇う代わりにデータ入力代行などをアウトソーシングとして有効に活用する場合も多いようです。

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●打ち合わせと料金の見積もり
いよいよ仕事の依頼となりますが、その前に仕事内容の詳細な説明と見積もりを出してもらいます。データ入力代行では実際の原稿を見てみるまではっきりとした金額がでないことも多く見積もりはおおよそ概算となる場合もあります。この場合には実際の原稿のサンプルをFAXなどで先に送付しておくと見積もりを出す上で、より正確な金額を出すことが可能になります。
見積もりと同時に、納期を決定することも重要です。データ入力代行を依頼する顧客はスピードを要求する場合が多く、あらかじめ納期はしっかりと決めておきましょう。ただしあまりに大量の資料を短期間で依頼する場合には規模の小さなデータ入力代行業者ではさばききれない場合もありますので、そのような場合には大手のデータ入力代行業者を選ぶか、納期を多少譲歩するなどの対応が必要となります。
●契約締結
契約の際には必ず書面での締結を行い、万が一契約に違反することがあった場合には適正な対応を要求します。データ入力代行の際の契約締結で特に重要な点は個人情報などの取扱と万が一情報の流出が起こった際の対応や、原稿内容に対する守秘義務を明らかにすることです。

またデータ入力代行の業者の多くは実際の入力業務を外部スタッフが行っている場合が多く、その場合中国など人件費の安い地域での作業を行っている場合には費用は大幅に安く済ますことが可能です。中国などでデータ入力代行を行った際でも必ず日本人が校正を行い納品の制度を高めているため、一概に品質が悪いと言うことにはなりません。
またデータ入力代行は正確さと迅速さが重視される仕事です。より正確さを求める場合には各業者ともベリファイと呼ばれる行程を踏むことで対応しています。このベリファイという作業は同じ原稿を2人の異なった入力オペレーターが別個に入力したものをコンピュータで比較し、違いのあった部分のみを打ち込みミスとして訂正する方法でデータの精度が格段に上がります。ただしベリファイを行うには、「通常のデータ入力代行の行程＋アルファ」の時間が必要となり、また見積もりも高くなります。データの性格によってベリファイを必要とするかどうかを区別すると良いでしょう。
納品は依頼者の希望に応じて多くのデータ形式に対応しており、また納品方法もEメールなどに貼付する簡単な方法から、CD-RやDVDなどに焼き付けて納品することも可能です。